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正本，是把公文正式定稿、作為依據傳布或上報的那一份。"正"是正定、定本，"本"是版本，合起來是"已定稿的版本"。它和稿本相對：稿本是未定之稿，正本是定稿。

釋義

正本是公文系統里"最權威的那一份"。它經多人會簽、連署確認，署明日期，已不可改。一份公文可以抄多份"副本"，但只有一份是"正本"。

正本之"正"，正在不容置疑。草稿還能改，副本只是抄送，唯有正本蓋了印、署了名、發了出去，就是板上釘釘的依據。下級照它辦，上級憑它查，打起官司來它也是頭一份證據。所以正本的用印、署名、日期，一個都不能馬虎。

正本往往只此一份，格外金貴。重要的正本要單獨收存，甚至由專人看守；尋常公文的正本也要歸進架閣，與改稿、副本互為印證，日後誰也賴不掉。

正本和副本、稿本常成套收存：稿本留痕、正本為憑、副本分送。三者對照，誰也改不了誰。百姓打官司、商戶立契約，最認的也是蓋了印的正本，因為它代表"官已認可"，白紙黑字賴不掉。

正本之要，在一準字。未定之前可以商、可以改，一旦成正本、鈐了印，便是不可移的準繩。上令下從、斷案徵稅，全憑它立信。所以古人對正本的印製極慎，因為印落下去，話就再沒有迴旋。

一份正本發出，便是把話變成了令，下面照辦、上面督查，都拿它作準。

考述

正本一旦出錯，後果比草稿嚴重得多，因為它已經發出、已經生效。所以定稿前往往要再核一遍文字、日期、用印，確認無誤才鈐印發出。古人說"一印千鈞"，印落在本子上，這頁紙便有了壓服四方的分量，馬虎不得。

正本的形成靠一套審批程序。帝王的制誥、冊命是最高正本，布大信於天下。重要政務用題本、揭帖，列款以聞。錄寫由胥史承擔，一字千金。官階用署銜、結銜標明。文書往來分行移上行下行平行體。簡便指揮用札子、白札子。覆核要案覆反覆推驗。合辦之事眾人會簽、連署。文書之用在於通上下、明典制、垂法守。卷宗收在架閣庫，有典有守。賬目要勾檢、勾覆鈎考。日常簿歷日考月要歲會。正本之所以重要，是因為它一旦發出，就成了別人辦事的依據。

一篇公文從擬稿到成正本，要過擬、改、核、署、印好幾關，每關都是把"准"字再確認一遍。正本出了門，政令才算真正落地；日後查舊事，也要調正本為憑。它是整套文書制度里那根定盤的針。