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署銜，是古代官員在公文末端書寫本人官階全名的做法。換句話說，臣子寫完一道奏章或一份報告，要把自己的官銜交代清楚——不光寫"知縣"，還要寫"某某府某某縣知縣加某級記錄若干次"，把品級、出身、加銜、獎罰次數一併列出。

釋義

署銜也叫"具銜""結銜"。一份上行公文若具呈御覽，皇帝憑結銜即知奏者是誰、出身何處、是否兼差；而承轉衙門也可據署銜判斷該文應否受理、歸何序列。一份下行公文若具結本官銜，地方才知道這是正印官發的還是佐貳官發的，事權輕重一目了然。署銜與題署、落款互為表里：題署寫姓名，署銜寫官階，落款寫日期，三者齊全方為一份合規公文。古人對署名極嚴，缺銜、漏銜、錯銜皆可被駁回；明清六部上行常用"臣某某某，某某官某某，謹奏"作結，正是署銜的固定寫法。署銜之所以要寫得這樣繁，是因為官場最講究名分：官階、加級、記錄、兼差，每一項都關乎發文者的權限與地位，寫全了，受文衙門才敢依例辦理，行文也才有了憑據。

考述

署銜之制，起於漢代公文的具官成式，定型於唐宋，至明清而極繁。唐代門下省上行文須寫"具官臣某某"，此即署銜之濫觴；宋代中書門下用札子下行亦須具銜，否則不予接洽。到了明清，因為官員兼銜、加級、記錄、加銜、加俸等項繁複，署銜之文也越來越長，《儒林外史》《官場現形記》里諷刺"具銜寫了半張紙"正由此而來。署銜雖是小節，卻牽涉公文效力，故歷代皆以"署銜不實"為失職：官銜一有虛假，文書便失去憑信，輕則退回重寫，重則追究責任。此外，署銜的繁簡還隨時代而變：唐以前較簡，宋以後漸繁，明清最冗；同一官員在不同文書上，署銜也未必一樣，視行文對象與事由而定。讀舊公文，往往先看結銜，便可推知具文者的身份與權限。題署、聯署、連署、署押諸法皆與署銜相輔：聯署是眾官同署以示共責，連署是依次列名以明次序，畫諾是長官依下級請示畫字為憑，籤押是用花押代替簽名，署銜則把這幾樣串成一套完整的責任鏈條。現代雖已不用"署銜"二字，但公文落款仍標職務，其制仍承其餘緒。