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中文名稱： 照會 類型： 國際間交往的書信形式 |
照會(diplomatic note)是指國際交往的書信形式，是對外交涉和禮儀往來的一種重要手段。照會的使用及其內容體現國家的立場，涉及國家關係，必須慎重對待。即使是一件純屬事務性的照會，如果格式、行文不符合常規，也可能會引起收件人誤解，產生不良後果。另一方面，照會處理要及時，簽收或拒收、答覆或不予置理、及時辦理或拖延，都是一種政治態度。一般情況下，除了某些純屬周知性照會，均應以相應的方式答覆、答謝對方。[1]
種類
照會分為正式照會和普通照會兩種。正式照會是由國家元首、政府首腦、外交部長、大使代辦簽發，行文用第一人稱，一般不加蓋機關印章。應用於國家間重要通知、交涉。如國家元首任命大使，外長寫給外長的代辦介紹信，大使寫給大使的信件等。普通照會是由外交部及外交代表機關發出，行文用第三人稱，加蓋機關印章，一般不需簽名。應用於外交代表機關之間的行政性、事務性通知，交際往來等，例如通知大使、外交官到任或離任，節日期間使館放假等。
需要說明的是，上述兩種照會都是外交機關使用的，其他單位或個人不要使用它。
人稱
正式照會的發文及受文者是人對人，發文者應以單數第一人稱，即"我"稱呼自己，一般不用複數第一人稱"我們";受文者應為"你或您"，尊稱為"閣下"、"陛下"或"先生"。正式照會講究身份對等，如元首對元首、總理對總理、外長對外長。不過，大使作為國家的全權代表，可以向外長、總理甚至元首發照會，代辦發文對象最高至外長。
普通照會的發文者及受文者均是機關，稱呼自己和受文者均用第三人稱，即××機關對××機關。不可在行文中出現"我們"、"你們"、"貴方"、"貴館"等詞彙。另外在行文中第一次出現己方、對方稱呼以及行文中所涉及到的機關、人物等，均應使用全稱，如中華人民共和國外交部、美利堅合眾國駐中華人民共和國大使館等，第二次及以後再出現時可簡化為"外交部"、"大使館"等。
套語
照會有一套固定的敬語和客套用語，這在其他文書中是見不到的。如普通照會開頭必須為"×××(機關)向×××(機關)致意"，這項敬語不能用在非外交機關及個人函件中去。照會結尾的致敬語使用要與雙方地位、關係和場合適應，如大使館致代辦處的照會，一般用"順致敬意"或"順致崇高敬意";而大使館給外交部的照會，則常用"順致最崇高敬意"。另外，即使照會內容是向對方表示不滿或抗議，"致意"、"敬意"這套套語也是不可缺少的。
正式照會開頭不必寫"致意"，但結尾的"順致最崇高敬意"不可或缺。另外落款要親自簽名，還要印上自己的職務全稱。英國等西方國家，常常在簽名前加上"您忠誠的"或"您忠誠的僕人"等。結尾的敬語要另起一行，獨立成段，作為結束語，但不能自成一頁。
普通照會、正式照會及區別
普通照會
國家間外交往來的一種文書。用作進行交涉時表明立場、態度，或通知事項等。由外交部長、副部長、外交代表出面用第一人稱寫成並經簽名的，稱正式照會;由發出照會的機關，如外交部或大使館、公使館等，出面用第三人稱寫成，蓋機關印章而不簽名的，稱普通照會。
正式照會
正式照會是外交通信中最正式的形式，一般用於處理重要事務或履行重要的外交禮節。正式照會用第一人稱書寫，用於外長之間，外長與大使之間以及大使之間的通信。國家元首或政府首腦之間也可使用正式照會，但不常用。正式照會的正本必須由發文人親自簽字。如今在外交通信中必須使用正式照會的時候不多，而每當使用必有其重要性。
互相區別
普通照會是機構與機構之間，一般是兩國外交部之間、使館與駐在國外交部等官方機構之間以及使館與使館之間使用的通信方式。普通照會不用簽署，而是由發文機構在正本上蓋公章。普通照會處理的事務非常廣泛，大到邊界糾紛，小到申請簽證都可以使用普通照會。隨着外交禮節的簡化，以往要使用正式照會的也可用普通照會取代。普通照會雖然不如正式照會正式，但其內容卻不一定都不如正式照會重要。
另外，由於普通照會使用第三人稱，不像正式照會那樣面對面，總擔心直接刺激對方。所以，凡抗議性質的照會一般都用普通照會。但也有例外，1999年，時任中國外長的唐家璇代表中國政府正式照會美駐華大使，就美軍轟炸我駐南聯盟使館事件正式向美方提出嚴正交涉，表示我方的強烈憤慨。