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文書檔案是機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批覆、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等。由於這類檔案在其產生、內容和形式上有一定共性，使用這一稱謂對研究管理這類檔案的工作規律有重要意義。也有人把文書檔案作為與 科學技術檔案相對而言的各類檔案的統稱，還包括諸如外交、訴訟、會計、藝術、教學等專門檔案和私人檔案。這一概念主要在中國使用，有的國家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。

保管

我國檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

原則

檔案分類要遵循客觀性、邏輯性、實用性、歷史性的原則。

分類方法

1）保管期限——年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。

2）保管期限——年度——問題分類法，即先將應歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，再在年度下按按問題分類。

3）問題——年度——保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每個問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。

4）年度——保管期限分類法，即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按保管期限分類。

5）年度——組織機構——保管期限分類法，此為最常用的分類方法。先將歸檔文件按年度分類，其次按照各個部門分類，最後按保管期限分類。

作用

1）分類是檔案整理工作的重要環節；

2）分類的科學性決定了文書檔案整理的科學性；

3）分類是文書檔案標準化、規範化工作的具體表現；

4）分類是整理工作的重要組成部分，是系統化的中心環節。

編制

按照各個全宗分別編制。每一清冊一式兩份，一份報批，一份留存。

銷毀

1)制定保管期限表;

2)制定銷毀檔案的審批制度;

3)制定銷毀檔案的監銷制度。

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