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中文名称： 照会 类型： 国际间交往的书信形式 |
照会(diplomatic note)是指国际交往的书信形式，是对外交涉和礼仪往来的一种重要手段。照会的使用及其内容体现国家的立场，涉及国家关系，必须慎重对待。即使是一件纯属事务性的照会，如果格式、行文不符合常规，也可能会引起收件人误解，产生不良后果。另一方面，照会处理要及时，签收或拒收、答复或不予置理、及时办理或拖延，都是一种政治态度。一般情况下，除了某些纯属周知性照会，均应以相应的方式答复、答谢对方。[1]
种类
照会分为正式照会和普通照会两种。正式照会是由国家元首、政府首脑、外交部长、大使代办签发，行文用第一人称，一般不加盖机关印章。应用于国家间重要通知、交涉。如国家元首任命大使，外长写给外长的代办介绍信，大使写给大使的信件等。普通照会是由外交部及外交代表机关发出，行文用第三人称，加盖机关印章，一般不需签名。应用于外交代表机关之间的行政性、事务性通知，交际往来等，例如通知大使、外交官到任或离任，节日期间使馆放假等。
需要说明的是，上述两种照会都是外交机关使用的，其他单位或个人不要使用它。
人称
正式照会的发文及受文者是人对人，发文者应以单数第一人称，即"我"称呼自己，一般不用复数第一人称"我们";受文者应为"你或您"，尊称为"阁下"、"陛下"或"先生"。正式照会讲究身份对等，如元首对元首、总理对总理、外长对外长。不过，大使作为国家的全权代表，可以向外长、总理甚至元首发照会，代办发文对象最高至外长。
普通照会的发文者及受文者均是机关，称呼自己和受文者均用第三人称，即××机关对××机关。不可在行文中出现"我们"、"你们"、"贵方"、"贵馆"等词汇。另外在行文中第一次出现己方、对方称呼以及行文中所涉及到的机关、人物等，均应使用全称，如中华人民共和国外交部、美利坚合众国驻中华人民共和国大使馆等，第二次及以后再出现时可简化为"外交部"、"大使馆"等。
套语
照会有一套固定的敬语和客套用语，这在其他文书中是见不到的。如普通照会开头必须为"×××(机关)向×××(机关)致意"，这项敬语不能用在非外交机关及个人函件中去。照会结尾的致敬语使用要与双方地位、关系和场合适应，如大使馆致代办处的照会，一般用"顺致敬意"或"顺致崇高敬意";而大使馆给外交部的照会，则常用"顺致最崇高敬意"。另外，即使照会内容是向对方表示不满或抗议，"致意"、"敬意"这套套语也是不可缺少的。
正式照会开头不必写"致意"，但结尾的"顺致最崇高敬意"不可或缺。另外落款要亲自签名，还要印上自己的职务全称。英国等西方国家，常常在签名前加上"您忠诚的"或"您忠诚的仆人"等。结尾的敬语要另起一行，独立成段，作为结束语，但不能自成一页。
普通照会、正式照会及区别
普通照会
国家间外交往来的一种文书。用作进行交涉时表明立场、态度，或通知事项等。由外交部长、副部长、外交代表出面用第一人称写成并经签名的，称正式照会;由发出照会的机关，如外交部或大使馆、公使馆等，出面用第三人称写成，盖机关印章而不签名的，称普通照会。
正式照会
正式照会是外交通信中最正式的形式，一般用于处理重要事务或履行重要的外交礼节。正式照会用第一人称书写，用于外长之间，外长与大使之间以及大使之间的通信。国家元首或政府首脑之间也可使用正式照会，但不常用。正式照会的正本必须由发文人亲自签字。如今在外交通信中必须使用正式照会的时候不多，而每当使用必有其重要性。
互相区别
普通照会是机构与机构之间，一般是两国外交部之间、使馆与驻在国外交部等官方机构之间以及使馆与使馆之间使用的通信方式。普通照会不用签署，而是由发文机构在正本上盖公章。普通照会处理的事务非常广泛，大到边界纠纷，小到申请签证都可以使用普通照会。随着外交礼节的简化，以往要使用正式照会的也可用普通照会取代。普通照会虽然不如正式照会正式，但其内容却不一定都不如正式照会重要。
另外，由于普通照会使用第三人称，不像正式照会那样面对面，总担心直接刺激对方。所以，凡抗议性质的照会一般都用普通照会。但也有例外，1999年，时任中国外长的唐家璇代表中国政府正式照会美驻华大使，就美军轰炸我驻南联盟使馆事件正式向美方提出严正交涉，表示我方的强烈愤慨。