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勾銷是古代公文用語，意為註銷、銷除，指官府將已辦畢或作罷的事務在文簿上勾除，使相應責任或案卷歸於了結。在宋代的公務運行中，勾銷與朱銷文簿相配，是考核官吏是否按期完辦的重要手段，其法亦載於元典章等典制。事經行遣，至限滿回報，方於簿上勾除，是文書生命周期的收尾，亦為課吏之要端，一筆之勾，而勤惰立見。官無勾銷則事無終結，民無息肩，故簿籍之勾，乃政務之鎖鑰，亦考核之要端也。事畢則勾，歲終則考，簿籍明則奸不可匿，此古之為治之要，亦今所當師。故勾銷者，官事之終結，亦考課所憑也，所系非輕，不可忽之。

文書中的勾銷

歐陽修《論中書增官屬主文書札子》言：置簿拘管政令所出，"須是實行實跡，具以條聞，旋行勾銷，以見能否"，是說以勾銷顯示辦事成效。元代《元典章·吏部》記總管府行下州府催辦差發、勾追官吏，所用信牌附簿粘連，明標日時，定立限次，回日勾銷，並照勘稽遲，可見勾銷用於註銷已了之牌案。元代還立"朱銷文簿"，應辦公文逐一登記，辦完結案依次勾銷，注辦理情況，以便上司按簿督察，勤惰一覽可睹。勾銷之法行於省台郡縣，層層勾考，政無留滯，而官吏之能否，亦於簿上無所隱。官無勾銷則事無終結，民無息肩，故簿籍之勾，乃政務之鎖鑰，亦考核之要端也。事畢則勾，歲終則考，簿籍明則奸不可匿，此古之為治之要，亦今所當師。故勾銷者，官事之終結，亦考課所憑也，所系非輕，不可忽之。

性質與流變

勾銷由具體註銷引申為取消、抹除，宋人范仲淹閱監司名冊，不才者一筆勾去，演為"一筆勾銷"之典。在公文領域，它始終是與"行"相對的後端環節：事經派遣、催辦，至限滿回報，方於簿上勾除，便於上級依簿督察。清代衙署分類立簿，辦文、催辦、勾銷相連，構成完整的文書生命周期管理，足見勾銷雖只一筆，卻關涉政務考核與問責之實效，是古代文書行政不可缺少的收尾。今語"勾銷"猶存古義，足證其影響之深，而古人以簿勾考、以勾課吏之法，至今猶可取法。朱銷文簿既立，則應行、已行、稽違，一目了然，上官得以坐照其成，勤惰無所隱。信牌附簿，限日勾銷，緩急可察，吏莫敢怠，政是以無留事，而民蒙其利。

簿籍既明，則功過不掩，而吏知所懼，政是以清，奸無所容。