文員

文員

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中文名稱；文員 外文名稱；Clerk 定義；普通意義的文員 說明；行政文員、人事文員 職能；負責會議、文書

文員是公司的基層職員，一般從事文件處理工作，也有許多的公司從薪金上劃分職員的級別，有些公司對文員的要求很高，也賦予一些權力。也有可能是踏入管理階層的第一步。

目錄

定義

其實所謂的文員也就是文職人員，即主管經理之助理之類的。在不同的公司，文員一職所做的工作都有所不同，通常情況下，文員是做些文字處理、文檔整理、複印文件、接聽電話及處理辦公室日常事務之類的工作，總之都比較繁瑣的事。另外，有些公司的文員還要協助會計做一些記帳工作。一般要求會基本的電腦操作(公司不同會有具體的要求:即是指對電腦的操作內容和熟練程度有所不同，當然少數公司可能也不需要電腦的。)，一些大的公司對語言也有所要求的(普通話，英語之類的)，另外就是當事人本身所具備的一些綜合素質(工作態度、思想品德、工作能力等)。

分類

工行文員分兩類:

第一類，文員即普通意義的文員;

第二類，"文員"即非普通意義的文員。

主要分:行政文員、人事文員、文案文員、檔案文員、銷售文員

行政文員主要負責辦公室日常事務。

人事文員主要負責人事考勤、人員招聘、薪酬計算、社保辦理及後勤的管理。

文案文員主要負現起草文件合同等文件。

檔案文員主要負責管理公司文件、合同等相關的資料。

銷售文員主要負責協助銷售合同及其他營銷文件資料的管理、歸類、整理、建檔和保管工作。

職責

辦公室

主要負責會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發，具體如下:

1. 接聽、轉接電話;接待來訪人員。

2. 負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

3. 負責總經理辦公室的清潔衛生。

4. 做好會議紀要。

5. 負責公司公文、信件、郵件、報刊雜誌的分送。

6. 負責傳真件的收發工作。

7. 負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。

8. 做好公司宣傳專欄的組稿。

9. 按照公司印信管理規定，保管使用公章，並對其負責。

10. 做好公司食堂費用支出、流水帳登記，並對餐費做統計及餐費的收納、保管。

11. 每月環保報表的郵寄及社保的打表。

12. 管理好員工人事檔案材料，建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續。

13. 社會保險的投保、申領。

14. 統計每月考勤並交財務做帳，留底。

15. 管理辦公各種財產，合理使用並提高財產的使用效率，提倡節儉。

16. 接受其他臨時工作。

銷售

(1) 行政隸屬

上級主管:企劃部經理

工作對象:各辦事處(區域)相關業務人員

(2) 主要職責

A. 在企劃部經理的領導下，負責公司促銷活動方案的設計、策劃、實施與業務管理。

B. 負責編制公司年度促銷活動預算，提交年度促銷方案，制定與協調各區域促銷活動推進時間與方案選擇。

C. 負責各區域促銷活動的工作指導與審批管理，協助各區域市場開展促銷活動。

D. 負責制定公司公共關係計劃與實施方案，策劃與組織實施公關活動。

E. 負責促銷活動的方案管理與文檔備案，評估活動效果，提交季度促銷活動分析報告。

F. 完成企劃部經理交辦的其他任務。

檔案

1.負責起草公司行政會議及其他例會的會議紀要;

2.負責各類文件的拆封、登記、傳閱、催辦等工作，做好公司各類檔案的接受、整理、保管和統計工作，實行集中統一管理;

3.負責各類文件檔案的入庫工作並做好統計;

4.負責檔案的借閱、複製和利用，根據需要，編制必要的檢索工具和參考資料，注意信息反饋，為公司各部門的檔案查閱提供方便，認真做好使用記錄;

5.及時收集各類檔案，做好平時的立卷工作，並做好整理、修復、裝訂、編目和歸檔工作;

6.負責歸檔文件的驗收、鑑定，做到歸檔文件完整、簽署齊全、裝訂整齊、分類科學、使用方便;

7.負責定期清查檔案，及時催討借出的檔案，做到賬物相符;

8.每天做好檔案室的清潔工作和溫濕度記錄，落實防盜、防火、防塵等安全措施，對損壞或變質的檔案，及時進行修補和複製。

職業要求

1. 首先要有一個很好文字功底，無論是寫"實心"的東西還是寫"空心"的東西。另外還需善於領會領導的意圖(可能有的時候，他不一定能很好的表達出來他要說的意思，但是你要能設身處地的替他想到。)。

2.工作效率要高，記憶力要超強，因為要處理很多瑣碎的事情和突發事件，有的時候會有一些很小、時間周期很長的事情需要做，如果不慎忘記，後果不堪設想。

3.如果是領導的跟班秘書，還要照顧好領導的飲食起居，替他想到、照顧到，做好這一點是很重要的。

4. 文員的工作是比較繁雜的，有的小公司文員根本就是雜工，平時掃掃地，擦擦桌子，而且有人來的時候要倒倒水，最重要的是文員要會思與想，知道什麼事情該做，什麼不該做。

5. 對於文員的計算機水平一般只要達到會操作"office"辦公軟件就可以了。

工作內容

第一條 傳達事務

1.接待來訪:來訪者不同，事有大小，文員要區別對待。對應該會見的人，應直接轉達對方的意圖，並引其進入會客室或告知各部門接洽人，不論對方要求見面還是預約。對不宜會見的人，在請示相關人員後以"不在"、"正在開會"或"工作很忙"等為由，拒絕對方或是將個人意見報經理後接受答覆。

2.接聽電話:接聽電話時一定要先聲明"這裡是××公司"，然後記下對方的姓名、工作單位等，根據對方情況，不妨礙時可明確回答，但一般不說總經理是否在。

3.轉達:需要轉達時要正確聽取對方的身份和要轉達的內容，並準確、迅速地轉達。

4.文件的收發及分送:收到的郵件或送來的文件首先要區別是直接呈送辦公室主任的，還是需文員再進行處置和整理的，或者是私用文書(這些區分的範圍需事先請示主任)。需主任辦理的要直接送主任，主任不在時如果有於之人直接有關的留言、電報、快遞，可用電話告知。

第二條 日常運轉工作

1.日程的設計及其安排:對所確定的應由主任處理的事項如會見、出席會議的日期和時間進行記錄整理，並隨時進行調查，協助主任制定出日程表。日程計劃應記入每月日程表，必要時在上面記下預定內容和變更情況。

2.準備及安排:有些工作需要特別的準備和安排，這些工作通常都有一定的時間限制，因此必須提前做好適當的準備。

第三條 用品的整理

文員應將主任工作中所需要的文件資料、各項用品及備用品事先準備齊全。

1.在辦公室內:平常經常使用的物品及備用品，應在合適的地方放置合適的數量，為此，應設計一張用品及備用品的明細表，在上面記下品種和一月或一周所需數量以及補充的數量和補充日期。

2.主任外出時:主任外出時需使用的鋼筆、鉛筆等，每天都應該注意事先做好準備好一定數量，需要收入提包內的物品也要做同樣考慮。這些需要準備的物品應在詢問過主任後製做一張明細表事先貼好以防遺漏。

3.文件、資料的準備:首先要弄清楚那些文件是重要的，如果不明白。要詳細詢問，以便將可能會用的文件材料一併準備齊全，然後畫一張文件明細表以方便使用。

第四條 文件整理業務

1.為使主任處理完畢或正在使用的文件不丟失、散亂，並且隨時可以提用，需要對文件進行整理。整理工作首先要根據主任的意見將文件分類，並放入固定的裝具和內容器內，使用中還要經常整理，做到很容易查到文件。

2.整理工作的關鍵是分類項目的確定和保管及整理文件用品的選擇與整理、借閱手續的完善。

3.業務用的文件分為正在處理的文件、正在運行的現行文件和已處理完畢的文件，此外還有機密類的文件。根據應用情況還可以分為每日必用、常用和不常用的三種。

4.經過整理後，對文件進行裝訂，並給每一個文件集合體以一定的戶頭名稱。應在聽取合租人意見後再製作一張文件分類的明細表，將表貼在保管場所或保管人的桌子上以便於參照。

第五條 整理清掃工作

1.清理桌面:檯曆每天調整日期，桌子要擦抹乾淨，常用品要準備好，並按要求備齊數量，將前一天取出的圖書、文件放回原處，有破損和污染的物品要清掃更換。

2.室內的物品要放在固定的地方。

第六條 代行業務

1.參加慶典、喪禮等儀式留心服裝和服飾品及行為以表達得體，同時還要十分講究寒暄、應酬的用語。

2.轉達主任意見或命令:表達主任意見要完整、準確，注意簡潔迅速。有時根據情況還要將對方的答覆向主任匯報。

第七條 會計實務

該項事務是指由經理直接使用的幾種賬目的管理，包括各項物品的購入及發放、次產的調配及運用、現金收入及支出等方面的賬目記錄及管理。

1.關於次產狀態及收支情況要製作明細表，至少一個月要製作一張月報表。在特殊情況下，要隨時根據經理及副經理髮要求拿出報表。

2.處理資產狀況還應注意以下幾點:

(1)支持及收入可以根據原始憑證將其發生額記下現金出納賬中。現金出納賬中與先進餘額的數額應保持一致。票據上要有經手人和秘書的印章以明確責任。將這些收據匯總後讓經理過目。

(2)日常的現金支出應限定一定的數量，若有特殊項目，應申請特別支出的資金或開出支票。

(3)開具支票需有收據或其他憑證，並在支票上記下用途，由經理蓋章。

(4)資產分為土地、建築物、有價證券備用品及各種家具雜物的押金等。應設立各種資產的台賬及有價證券薄，詳細記錄各種資產的內容、單價、數量及現有額及出入額等。

(5)銀行存款及郵政儲蓄要設存款底帳，接受款項者應按名稱分別立帳並明示賬額。

3.各種物品的購入和發放應注意有無使用申請、手續是否齊全，並及時入帳，以免遺忘和推遲記賬。

第八條 協助調查

公司的調查通常分為任命調查和一般性調查兩類。公司在開展各種調查調查時辦公室秘書需做好協助工作。

1.進行調查工作時，秘書應選擇合適的專家、顧問進行委託或將他們列為調查委員，並與之保持聯繫，需要時提出調查課題請他們完成。

2.有些專家事項的調查，秘書也可以親自聽取專家和當事人的意見，或在調查各方面情況後，將意見和調查情況匯總後報告給經理。

第九條 文書工作

文書工作有包括寫作信涵、起草文件，以及卷清和印刷文件三個方面。

1.信涵的完成:對經理會經常使用的信件種類可事先匯集為"標準通信範圍例"，需要時選擇一種，略加增刪便可使用，較為方便。

2.文件的卷清及印刷:主要包括將草案以筆記形式卷清、用打字機打印、直接打印以及輯錄圖書雜誌上的有關內容等工作。

第十條 聯繫業務

聯繫工作就是要向經理或副經理轉達某項事情並向對方轉告經理或副經理的意圖，聽取對方的答覆，並將答覆再反饋給經理。

第十一條 招待事務

招待是指在經理外出、返回或有客人來訪時的禮儀性款待，多指派事務員或勤雜工來完成。款待包括嚮導、收存攜帶物品、奉送茶點、迎來送往等。

1.為經理服務

(1)經理外出時應準備好車輛。

(2)回到公司時，要接過脫下的外套、帽子等，然後放到一定的地方，並隨時用刷子清潔衣物。

(3)從外面回到辦公室的時候，夏天要遞上濕毛巾、冰水、咖啡或蘇打水，冬天要遞上熱毛巾或咖啡。

(4)要視空氣情況調好空調。

2.為客人服務:秘書還須對客人進行服務，比如出入公司時參照對經理的服務進行接待。若需要來訪者等候時，應遞上報紙或畫報等。

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