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公文，全稱是公務文書，是一種有一定格式的應用文，用於機關團體或企事單位等社會組織以文字的方式辦理公務。
- 公文的格式有法定的格式，也有約定俗成的、沒有嚴格限制的格式。公文的作者，一般只能是法定的社會組織及其法人代表。
- 中華民國法律《公文程式條例》，於1972年1月25日修正公布時將政府公文種類分為「令、呈、咨、函、公告、其他公文」，並於2004年規定公文為「由左而右」之橫式書寫；中華人民共和國法律《國家行政機關公文處理暫行辦法》將行政機關的公文主要分為「命令（令）、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批覆、函、會議紀要」。
- 公文格式，即公文規格樣式，是指公文中各個組成部分的構成方式，它和文種是公文外在形式的兩個重要方面，直接關係到公文效用的發揮。包括公文組成、公文用紙和裝訂要求等。
- 公文標題由發文機關、發文事由、公文種類三部分組成，稱為公文標題“三要素”。
- 上級機關對下級機關發出的指示、通知、通報等公文，叫普發公文，凡下屬機關都是收文機關，也就是發文的主送機關；下級機關向上級機關報告或請示的公文，一般只寫一個主送機關，如需同時報送另一機關，可採用抄報形式。
- 主送機關一般寫在正文之前、標題之下、頂行寫。
- 在標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體排印，回行時頂格，最後一個主送機關名稱之後用全形冒號。
公文類別與製作要領
- 類別:令、呈、咨、函、公告 、其他公文(如書函、開會通知、公務電話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、證書或執照等)
- 製作要領:（一）顧客導向--
- 內部顧客： 核（閱）稿、判行、發文人員
- 外部顧客： 收受公文之承辦 、核（閱）稿、判行人員
- （二）問題導向--
- 分 析 問 題 、解 決 問 題 為 主軸。
- 與 問 題 相 關 事 項 ， 方 列 入公文。
- （三）基本原則--
- 嚴謹之依據
- 簡淺明確:文句少而意義足, 不用奇字、奧義、 僻典,不為隱語、誇張、諷刺,所述時間、數字、語詞，皆精確真實.
- 段落分明:主旨：全文精要，說明目的、期望。
- 說明：敘述事實、來源、經過或理由。
- 辦法：提出具體要求或處理意見。
- 正確使用標點符號
- 注意雙方身分
- 掌握處理時限
- 1段可完成者，不必勉強湊成2段、 3段。
- 說明、辦法(擬辦)，不重複主旨之用詞。
- 說明不提擬辦意見(辦法)，擬辦 (辦法)不重複說明。
- 期望語、准駁語、辦理或復文期限 、重要之人名、地名、物名、數字 、法規等列於主旨。
- 批示後之一般處理程序，不列為擬 辦。
- 主旨之敘文儘量避免：○○○○○ 案，復如說明(簽請核示)。
- 描述要具體:大 雨-> 大 雨（50公釐）;豪 雨-> 豪 雨（130公釐）;特大豪雨-> 大 豪 雨（200公釐）->超大豪雨-> 超大豪雨（350公釐）
- 描述要明確:高淹水潛勢地區->高淹水機率地區;明星災區
->高機率災區;金門地區大都設有或規劃增設海淡廠->金門地區設有海淡廠○座，規劃增設○座
- 範例修正:主旨：函囑就「○○○政府所屬工程機關員工程效率獎金發給要點」(草案)表示意見一案，檢送本會意見表(詳附件)，復請 查照。->主旨：檢送本會對「○○○政府所屬工程機關員工 工程效率獎金發給要點」(草案)意見表1份 ，復請查照。
- 期望及目的用語：
- –對上級機關用：請 鑒核、請 鑒察、請核示、請 核轉、請 備查、請 釋示、復請 鑒核。
- –對平行機關用：請 查照、請 查照辦理、請 查照見復、請 查照轉告、請 同意見復、請 查明見復、請 惠允見復。
- –對下級機關用：請查照、請查照轉告、請照辦、請查照並轉行照辦、請辦理見復、請轉行照辦、請依規定辦理、請切實照辦。 [1]
公文之用語說明
- （一）起首語： 「查」、「關於」、「有關」【通常用在「主旨」之開頭】
- 【主旨】之起首語亦常用「本」、「為」（ㄨㄟˋ）、「檢陳」（對上級單位）、「函送」、「檢送」（對平行單位）等字。
- 如【主旨：有關本校進修部學生向 鈞部「部長信箱」反映課程標準一案，本校已查明原委，謹檢陳查核報告乙
份（如附件），敬請 鑒核。】
- （二）引敘語 ：
**1.奉（引敘上級機關來文） **2.准（引敘平行機關來文） 【非准許之「准」】 **3.據（引敘下級機關來文） 【通常用在「說明」之第一項，如：「奉 鈞部 100 年 11 月5 日臺技（二）字第1000123456 號函辦理」
- （三）稱謂語：
- 1.鈞（下級稱上級，如鈞部）---要抬頭（空一格）
- 2.大（稱不相隸屬之上級，如大部）---要抬頭（空一格）
- 3.貴（上級稱下級，或平行間互稱，如貴校、貴部、貴科長）---可抬頭（空一格）
- 4.本（各機關自稱，如本部、本校）----不可抬頭
- 5.鈞長（屬員稱長官）---要抬頭（空一格）如【本案倘蒙 鈞長核可，擬另移請人事室辦理敘獎事項】
- 6.職（屬員對長官自稱）---要「側書」（縮小、上標）
如【職擬於 103 年 12 月 15 日，赴大陸北京參加中國詩學研討 會，是否可行？簽請 核示。】
- 7.該（一再提及某機關或某人時用之，如「該員」、「該校」）
- （四）期望語（目的語）----用於「主旨」之最後，通常不可省略。
- 1.對上級單位： 請 鑒核、請 核示、請 核備、復請 鑒核
- 2.對平行單位：請 查照、請 查照辦理、請 查照見復、請 惠允見復、復請 查照
- 3.對下級單位：希查照、希照辦、希 查照辦理、希查照見復、希轉行照辦 【平行單位之期望語，對下級亦可用，視情況用之】
- （五）附送語：
- 1.「檢陳」（對上級單位） 如【主旨：檢陳「農民退出農保加入國民年金專案補貼實施計畫」 草案，請 鑒核】
- 2. 「檢送」、「檢附」（對平行或下級單位） 如【主旨：檢送本部科學教育發展處擬定之「科學教育學程認證」
及輔導教師專業發展」整合行研究計畫邀請書乙份， 請 查照轉知。】 [2]